面接のドタキャンはなぜ起こる？ドタキャンを防ぐ3つのポイント

面接を行う企業側は、ひとりでも多くの応募者と面接を行い、より自社に合う人材を採用したいと思うことでしょう。しかし多くの面接を設定しても、ドタキャンされてしまうリスクはあります。ドタキャンがあると面接の数が減るだけでなく、面接のために空けておいた時間と準備にかけたコストが無駄になってしまいます。そこで本記事では面接を行う人事担当者の方へ向けて、面接がドタキャンされてしまう理由と、ドタキャンされないための対策についてご紹介します。

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面接をドタキャンする「理由」

なぜ応募者たちは面接前の辞退やドタキャンをするのでしょう。応募者側の気持ちに寄り添って理由を挙げます。

まず、ドタキャンの理由は「やむを得ないケース」と面接直前に「面接への意欲がしぼんでしまったケース」の2パターンに分けることができます。

やむを得ないケース

不測の事態が起きた

体調が悪くなった、事故に遭った、身近な方の不幸が発生したなど、突発的な事態が起きた場合。面接に行けなくなり連絡をしようとしたが、すでに時間が過ぎていて結果的にドタキャンになってしまったケースも含まれる。

面接日時を忘れていた

面接日時を忘れていたり、間違って覚えていたりした場合。これも、ドタキャンする気はなかったけれども結果的にドタキャンになってしまうケースと言える。

面接への意欲がしぼんでしまったケース

応募後に考えが変わった

あらためて考えたら条件が希望と違っていた、もしくはネットで良くない評判やうわさなどを目にして考えが変わってしまった、などの場合。また、他社で内定が決まったことでドタキャンするケースも含まれる。

面接に行くのが面倒になった

特別な理由はないが、面接が面倒になってしまった場合。
このような理由により、面接を辞退する際に事前連絡をしない「面接のドタキャン」が発生します。

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なぜ「事前の連絡」をしないのか？

さまざまな理由で「面接に行けなくなってしまう」、もしくは「行く意欲がなくなってしまう」ことはあり得ます。しかし、百歩譲って面接に来られなくなったとしても、事前に連絡することは可能なはずです。

面接の日程に沿って準備をし、時間を空けて待っている企業側にしてみれば、直前にでも「行かない」あるいは「行けない」となった場合、その旨を連絡するのが筋だと考えるでしょう。特に、体調不良等の「やむを得ないケース」では、たとえギリギリでも連絡さえしてくれれば、日程変更等の対応を使用と考える企業も多いことでしょう。

そこで、ここでは応募者側の立場に立って、なぜ「連絡しなかった」のか、あるいは「連絡できなかった」のか、理由を考えてみましょう。なお、事故や入院といった、連絡を取るのが難しいケースは除きます。

事前連絡なしに面接をドタキャンする応募者の心理

上記のように、応募者側も人事担当者を積極的に困らせる意図はなく、「どのように連絡すればいいのか分からず、連絡できなかった」のような理由も多いのではないでしょうか。
応募者に悪意はなかったとしても、企業側としてはやはり面接ドタキャンの発生は防止したいものです。次章では、面接ドタキャンを防ぐポイントを見ていきましょう。

面接のドタキャンを防ぐ3つのポイント

ここまで、「なぜ面接をドタキャンするのか」そして「なぜ、事前連絡をしないのか」について、応募者の目線で考えてきました。では、実際に面接のドタキャンを防止するためにはどうしたらいいのでしょう。

ポイントを3つの側面から紹介します。

1.面接への意欲をしぼませない

面接への意欲がしぼんでしまうケースに対しては、面接前に応募者側の興味関心を維持する工夫が有効です。具体的には、次のような取り組みがあります。

求人情報を充実させる

応募者側としては新しい環境に身を置くわけですから、心配事は尽きません。だからこそ、面接前に情報提供を充実させておくことが大切です。募集要項には仕事内容や給与といった条件面はもちろんのこと、どんなことが求められるのか、どんな人材が活躍しているかなどを詳しく記載します。欲しい人材情報を記載することは、お互いのミスマッチも防止します。

また、公式サイトやパンフレットに具体的な業務内容や社風なども掲載するといいでしょう。応募者が働く姿をイメージできるようになり、採用への意欲が高まることが期待できますし、自社の特徴や魅力も伝わります。

質問に対して真摯（しんし）に答える

応募者からの質問や問い合わせには、真摯に回答しましょう。それによって、安心感を与えることができます。逆に、事前に届いている質問に対して「面接で話せば問題ない」のように考えて返信しないでいると、応募者側の不信感につながります。また、大げさな表現も避けましょう。

ネガティブな情報や答えにくい質問に対しても、真摯に回答する姿勢を見せることが重要です。それによって「入社後もしっかり対応してくれそう」という安心感を生み、面接ドタキャンを防ぐことにつながります。

コミュニケーションを取れる関係性を構築

書類選考から面接に至るまでに、応募者とのコミュニケーションが密に取れていれば、応募者の側もドタキャンしにくい心理状態になります。特に「やむを得ない事情」で面接をキャンセルせざるを得ない場合には、応募者と企業側が関係性を構築できていることが重要です。何か起こったときに応募者側が躊躇（ちゅうちょ）せずにコミュニケーションを取ってくれるため、面接再設定の対話ができる可能性が高まります。

2.円滑なコミュニケーションが行える選考フローを

選考時は、以下のポイントを押さえたフローによって面接の意欲を維持していきましょう。

1. 書類選考の結果と面接日時は早急に連絡

企業からの連絡が早ければ早いほど、応募者の企業に対する好感度は向上します。優秀な応募者は、複数の企業から面接のオファーが届く可能性が高いはずです。他社に先駆ける意味からも、書類選考結果と面接の日時を早めに連絡することは重要です。

2. 面接日程を複数提示する

企業から一方的に面接日時を指定するのは、応募者に悪印象を与えるだけでなく、応募者の都合が合わず、辞退につながりかねません。面接候補日を複数提示して応募者に選択してもらうことで、応募者が都合をつけて面接に来やすくなります。また、応募者が自分で選んだ日程なので間違えて覚えたり、忘れてしまったりするリスクが軽減します。

3. 前日連絡を入れておく

面接日まで何の連絡もせず、当日にドタキャンが発生してしまうのが、一番避けたいケースです。面接前日には、日時や場所の確認も含め、連絡を入れておきましょう。そこで返信がない場合は「当日ドタキャンかも」という心構えができますし、「実は辞退したい」と応募者からの相談も促せるかもしれません。

4. 企業側の連絡先を知らせておく

「都合が悪くなったけれど、どこに連絡すればいいか分からないから放置した」ということも、十分にあり得るケースです。また、最近は電話での連絡ではなく、メッセージツールを使ったやりとりに慣れている方も多いです。連絡手段が電話だけだと、面倒に感じられることもあるかもしれません。

3.応募者とのコミュニケーションツールを用意する

前述のとおり、電話でのやりとりは面倒と感じられてしまう可能性があります。そのため、面接のドタキャンを減らすためには電話以外のコミュニケーションツールを用意しておくことをおすすめします。

以下が主なコミュニケーションツールです。

メール

最近はメールアドレスの記載欄がある履歴書が普及しており、応募時にメールアドレスを聞くケースは少なくありません。しかし、体調不良や交通機関の遅延など突発的な事態の際に、応募者にはメールを作成する余裕はないでしょう。また、企業側からの重要なメールが自動的に迷惑メールに振り分けられてしまう可能性もあり、注意が必要です。

SNS

「LINE」や「Facebook」のメッセンジャー、「Twitter」や「Instagram」のダイレクトメッセージ（DM）も、コミュニケーションツールとしては頻繁に使われています。メールよりもこちらの方がなじみ深いという方も多いかもしれません。しかし、企業側としては応募者ごとにLINE/Facebook/Twitterなどと使い分けることになり、対応が煩雑になってしまいます。また、応募者側もプライベートのSNSを企業側に知られたくない、という心理が働くこともあり、応募者とのコミュニケーションにSNSを使うのは難しいケースもあります。

SMS

ショートメッセージサービス（SMS）とは、携帯の電話番号同士を宛先にしてメッセージをやりとりするサービスのことです。通話を目的とした携帯電話では標準機能として搭載されているため、キャリアに関係なく使えます。ホーム画面に受信連絡が表示されることが多いため確認されやすいです。また、メールのように勝手に迷惑メールボックスに入れられることもありません。さらにメールアドレスはアドレスが変更される、もしくは利用されなくなってしまうケースがありますが、携帯電話の番号ならそのようなことは考えにくいです。

ただし、通常は携帯電話同士でのやりとりになるため、そのままではパソコンからは送信できません。企業が利用する場合は、多くの応募者に効率的にメッセージを送信できるSMSサービスを活用することをおすすめします。

ドタキャンを防ぐには「コミュニケーション」が大切

面接のドタキャンを防ぐためには、企業側の都合だけで面接を進めることは避けなければなりません。また、応募者に寄り添い、「この会社の面接を受けたい」と思ってもらえるような関係性を構築することも大切です。

連絡手段に関しては、電話以外にメールを活用する方法があります。しかし、メールでは、迷惑メールボックスに入ってしまい読んでもらえないかもしれません。また、メールはあいさつ文や最後のお礼など、ある程度整った書式が求められます。そのため急に行けなくなった場合に、長文のメール文を作成するのが難しいでしょう。そのような場合には、応募者のスマートフォンにメッセージの通知が届き、返信も容易なSMSがおすすめです。

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特に「絶対リーチ！SMS」の2-wayプランは、応募者側からのメッセージも受信できることが強みです。それによって、LINEやSNSのメッセージツールのようなスムーズなやりとりを実現します。

電話やメールで連絡を取り合うのは面倒と考える応募者も、スマートフォンや携帯電話に直接通知が届くSMSなら、返信のハードルがぐっと下がるでしょう。ぜひ、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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