面談率を上げるための面談設定率とは？下がる原因と上げるためのコツを紹介
企業の人材採用にとって、採用面接の面談率は重要です。これは設定した面談のうち、実際に面談を行った数の比率で、今後の人事採用業務において大切な指標となるためです。この面談率を上げるための手法のひとつとして、その一歩前の「面談設定率」に注目する方法があります。面談設定率を上げることで、面接に来る人材の数を増やすことができ、最終的な採用数の向上が期待できます。そこで本記事では、面談率を上げるために重要な「面談設定率」を上げる方法やコツについて解説します。
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「面談設定率」と「面談率」とは
人材採用の場において、面談設定率と面談率は非常に重要なKPIです。まずは、それぞれの一般的な認識と計算方法を見ていきましょう。
面談設定率
有効エントリー数のなかから、面談の日時を設定するに至った割合
「面談設定数÷有効エントリー数×100」で算出
面談率
設定した面談のうち、実際に面談を行った割合
「実際の面談数÷面談設定数×100」で算出
面談設定率とは、有効エントリー数のなかから面談の日程を「設定」した割合であり、実際に面談を行ったかどうかは関係ありません。一方、面談率とは面談を設定した人のうち、実際に面談を行った人の割合です。面談率の割合はさまざまな理由で左右されます。
「面談率」を上げるためには「面談設定率」が重要
面談率は面接時の天候、応募者の体調不良、もしくは心変わりなど、さまざまな理由で変動します。これらの要因を企業側でコントロールするのは困難です。
そのため、KPIを設定する場合は面談率を選択するのではなく、面談設定率を使用するとよいでしょう。面談設定率であれば、ツール導入やオペレーション改善など、企業側の努力によってコントロールがしやすいためです。
「ぜひこの企業で仕事をしたい」「一度会って話をしてみたい」と応募者に思ってもらえれば、面談の設定にまで進みやすいでしょう。
では、どのくらいの面談設定率があれば理想的なのでしょうか。企業ごとに異なりますが、おおむね55〜65%とされています。55%を切る場合は、何かオペレーションに問題があると考えてよいでしょう。次章では、この面談設定率が下がる原因について詳しく見ていきます。
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「面談設定率」が下がる原因
ここでは、面談設定率が下がってしまう理由を詳しく考えていきましょう。具体的には、以下の4つが考えられます。
メールの返信が遅い
面談設定率が下がる大きな原因として、企業側からのメールの返信が遅すぎることが挙げられます。原則として、応募者は企業に応募したタイミングでモチベーションが大きく高まっています。その瞬間を逃さずメールの返信を行うことで、面談設定率を上げられるのです。
一方、面談設定メールが遅くなると、ほかの企業や人材業者がコンタクトを取ってしまったり、求職活動へのモチベーションが下がってしまったりするため、面談設定率が下がりやすくなってしまいます。面談設定率を下げないためには、メールの返信をできる限り早めに行いましょう。
メールの文面が長すぎる
メールの文面が不必要に長いと応募者が受ける印象が悪くなってしまい、面談設定率が下がってしまいます。提案する日程の数が多すぎると見づらくなってしまいますし、それ以外の情報が多すぎるのも避けなければなりません。
例えば、面接後の流れがだらだらと書いてあったり、企業の強みを無理に押し出したりするのは良くありません。
応募者はパソコンでメールを見ているとは限らず、スマートフォンで見ている人も多いです。そのため、画面を何スクロールもしなくてはならないようなメールを作成しないことがポイントです。
企業側のタイミングによる返信
電話やメールを企業側のタイミングで行ってしまい、応募者のタイミングと合わないケースも面談設定率が下がりやすいです。例えば、昼の休憩時間や夜の業務が終わってからまとめて返信業務を行っている、という場合が挙げられます。応募者が必ずしもその時間にメールを見られるとは限らないうえ、前述のように返信が遅くなってしまうこともあるため、まとめての返信はタイミングが悪くなりがちなのです。
電話で連絡をしている
近年、チャットツールやSMSなど、テキストメッセージで連絡を取れる手段が増えていますが、電話で対応をする企業もまだあるでしょう。しかし、電話に慣れ親しんでいない層には「知らない番号からの着信には出ない」「現在の仕事が忙しくて電話をとる暇がない」などの人も多いです。
そのため電話のみで対応しているだけで、コンタクトが取りにくい企業となってしまいがちです。また、電話では面接の日時を口頭でしか伝えられないため、情報を正確に伝えられないリスクも高まります。
「面談設定率」を上げる方法やコツ
面談率を上げるためには、まず面談設定率を上げなくてはなりません。そのためには、前述した面談設定率が下がりやすい要因をできるだけなくしていきましょう。ポイントは、以下の4つです。
素早いレスポンスを行う
応募メールへの返信は、応募者の自社への興味関心が高いうちに素早く行いましょう。前述のように、応募者のモチベーションが最も高まっているのは企業に応募のコンタクトを取ったその瞬間です。目安は企業が受信してから1時間以内とされていますが、難しい場合はできる範囲で早めに返信すれば構いません。大切なのは、あと回しにしないことです。
文面は簡潔にする
面談日程調整のメールは、簡潔に分かりやすい表現を心がけましょう。また、以下のポイントを押さえると印象が良くなります。
- 面談日程の候補には直近の日付を挙げる
- メールの往復回数が少なくなるように文面を工夫する
面談候補にあまり先々の日程を設定してしまうと、応募者自身も予定が分からず選択できないケースが考えられます。また、当日までにモチベーションが下がってしまい、設定はできたものの実際の面談に結び付かなかった、という残念なケースも見られます。そのため、面談候補の日程には直近の日付を提示しましょう。
また、メールの往復回数が少なくなるように、相手が疑問を持ちそうな点や必要なことはあらかじめ簡潔にまとめて記載するようにします。
タッチポイントを増やす
応募者とのタッチポイントを増やして、「この企業で働きたい」と思ってもらうことも重要です。リマインドメールや前日コールなどの接点を増やすことで、コミュニケーションを取りやすい関係性を構築できたり、自社への興味や志望度を高められたりします。そうすることで、面談設定率や面談率を上げることにつながるでしょう。
コミュニケーションツールの選択肢を増やす
応募者とのコミュニケーションを増やすために、メールや電話だけではなく、SNSやSMSなどほかのコミュニケーションツールの選択肢を増やすとよいでしょう。SNSやSMSなどいわゆるチャットツールであれば、テキストメッセージや画像を気軽に送受信でき、素早い対応が可能です。ただし、SNSはプライベート色が強いツールのため、利用の際には「LINEしか使えない」などならないような注意が必要です。あくまでも選択肢の一つとして、応募者の好みに応じて利用できるようにしましょう。
面談率を上げるためには面談設定率が重要
面談率を上げるためには、その前の「面談設定率」を上げることが重要です。なぜなら面談率は天候や体調などの影響でコントロールしにくいためです。アプローチを工夫することで上昇させることが可能な面談設定率を上げれば、結果的に面談率も上がっていくことでしょう。
本文中でもお伝えしたとおり、面談設定率を上げるためには素早いレスポンスや簡潔な文面の作成が重要です。その際に有効なのが、SNSやSMSなどの活用です。SNSやSMSはメッセージを確認しやすく、かつ要件を端的に伝えられるツールであるため、メールよりも簡潔な文面を作成しやすく、迅速な対応が可能になります。
実際に応募者とのやり取りのためにSMSを導入している企業によると、導入前は返信率が3割未満だった数字が導入後には6割超に増加したケースがあります。このように応募者とのやり取りにおいて確かな効果が存在し、面談設定率の向上に大きく期待できます。
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このように面談設定率の向上に役立つSMSですが、数あるSMSのサービスの中でも「絶対リーチ！SMS」がおすすめです。国内の各キャリアと直接SMSの配信ルートをつないでいるため、到達率は99%以上で、応募者との双方向のやりとりも可能です。
応募者は任意のタイミングで内容をさっと確認・手早く返信ができるため、メールよりも返信の可能性が高いです。また、応募者側から「体調不良で面接日を変えたい」「面接に向かっているが道に迷った」などの連絡を上げることも可能です。
このように双方向でSMSのやりとりをしたいとお考えの担当者様は、ぜひ「絶対リーチ！SMS 2-Wayプラン」をご検討ください。
