リマインドとは？ 送るタイミングやメールの例文を紹介

ビジネスを円滑に進めていくために役立つのが、リマインドの連絡をすることです。

効果的に行えばミスや相手とのすれ違いを防げますが、タイミングを誤ったりリマインド時のマナーがなっていなかったりすると十分な効果を発揮できません。

本記事では、ビジネスシーンでリマインドをする場合はどのようなタイミングで、どのような文面を送れば良いのか説明します。ぜひ参考にしてみてください。


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1. リマインドとは

リマインドとは、日本語で「思い出させる」「気づかせる」を意味する英単語の「remind」から来たビジネス用語で「締め切りや大切な予定を思い出させる」という意味で使われています。

また、リマインドを行う目的で送るメールのことを「リマインドメール」と呼ぶのが一般的です。会議の日時や提出物の期日が近づいてきた際、事前にリマインドメールを送ることで、相手がうっかり約束を忘れてしまう事態を避けられます。

リマインドの方法としてはメール以外にも、チャットツールやSMSを使うことが多いでしょう。また、自分自身に予定のリマインドをしたい場合には、カレンダーアプリなどのリマインダー機能を利用することもできます。

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2. リマインドメールを送るシーン

リマインドメールは、次のようなタイミングで送ります。

なぜ上記のタイミングでリマインドメールを送るのか、確認していきましょう。

2-1 提出期日が近づいている時

資料の提出期日が近づいてきたタイミングでリマインドメールを送ると、提出物の遅れを減らすことが期待できます。

この場合のリマインドメールは、期日の約1週間前に送ることがポイントです。せっかく相手に提出期日を思い出させても、残り数日しかないと書類作成が間に合わない可能性があるからです。

なお、提出済みの人も含めた関係者全員を宛先にしてリマインドメールを送る場合は「行き違いのご連絡となりますことをお詫び申し上げます。」という文章を入れておくと親切です。

こうすることで、提出済みの人に「何かの手違いで提出できていなかったのか？」と不安な気持ちにさせたり、再度確認する手間をかけさせたりすることを防げます。

2-2 アポの日程が近づいている時

取引先とのアポイントメントの日程が近づいているタイミングでも、リマインドメールを送ると良いでしょう。

この場合、リマインドメールを送るタイミングは3日前を目安にします。万が一予定を忘れて別の予定とダブルブッキングしてしまっていた場合でも、数日あれば再調整できる可能性が高いためです。

また、当日の議題が決まっている場合はその概要についても改めて記載し、事前に共有できる資料があれば添付しておくのも良いでしょう。当日にバタバタして貴重な話し合いの時間を無駄にすることがなくなりますし、会議の内容をより建設的なものにしやすくなります。

2-3 出欠確認をしたい時

社内のイベントや懇親会、セミナーの参加可否などを確認したい時もリマインドメールが役立ちます。出欠確認の期日前にリマインドメールを送ることで回答率が上がり、期日後に未回答者に対して個別に確認をとる手間が少なくなるでしょう。

回答者の負担を減らしたい場合は、未回答の場合は欠席（または出席）とみなす旨を記載しておくのもおすすめです。

なお、出欠の再確認をするリマインドメールには、イベントの日時・場所も改めて載せておきましょう。回答前に最初の案内メールを探して日時・場所を確認するという手間が省けるため、より回答率が高まることが期待できます。

また、都合が悪くなった人のために、「出席から欠席に変更する場合は〇日までに連絡を」という一言を添えておくのもおすすめです。参加予定のままにしてしまい、当日になってから急にキャンセルされる事態を防ぎやすくなります。

3. リマインドメールの書き方

リマインドメールをせっかく送っても、要件が伝わりにくければ結局放置されてしまう恐れがあります。また、書き方によっては相手を不快な気持ちにさせてしまうこともあるので、リマインドメールにおけるマナーをおさえておきましょう。

3-1 簡潔で伝わりやすい件名にする

リマインドメールの件名には、リマインドしたい予定日や概要を簡潔に記載しましょう。たとえば以下のようになります。

予定日や概要を記載しておくことで相手に近々の予定に関するメールだと認識してもらえるため、メールを開いてもらいやすくなります。もしメールを開いてもらえなかったとしても、件名によって予定のリマインドはできるでしょう。

なお、「リマインド」という言葉自体を入れてしまうと催促しているような印象を与えてしまうため、件名には入れるべきではありません。

3-2 5W1Hを意識する

リマインドメールの本文は、5W1Hを盛り込むことを意識して書きましょう。

上記要素を意識した文章ですと相手に素早くメールの要点を把握してもらえます。

また、5W1Hがしっかり盛り込まれていれば「期日はいつまでですか？」「回答手段は何ですか？」などの質問が返ってくる可能性も低くなり、お互いに無駄なやり取りをせずに済みます。

読むのに時間がかかるメールや疑問点が残るメールは相手の負担になるため、ポイントおさえて簡潔に書くことを意識しましょう。

3-3 一方的な催促にならないよう言葉を選ぶ

リマインドメールでは、一方的な催促にならないよう言葉を選ぶことも重要です。

リマインドメールは相手に期日や予定を思い出してもらうためのものですが、相手が期日や予定を忘れているとは限りません。

相手が期日を覚えていて、まさに今準備中である可能性も十分にあります。何か緊急の対応に追われて手一杯な状態である可能性もあります。

そうした事情を考慮しない一方的な催促は、相手の気持ちを害してその後のやり取りに支障をきたしかねません。

「お忙しい中恐れ入りますが」「念のためのご確認なのですが」などの言葉を挟んで一方的な印象になることを防ぎましょう。

3-4 送るタイミングは3日前〜前日が目安

リマインドメールは、基本的には期日や予定の日の3日前〜前日を目安に送信しましょう。

それよりも前に送ると、まだ時間があると思って対応を後回しにされたり、しばらく経ってまた期日や予定を忘れられたりする可能性があるからです。

ただし、ある程度準備が必要な書類の提出・会議などについては1週間前など、期日から逆算して十分な準備時間を確保できるタイミングで送りましょう。

リマインドメールはビジネス上でのやりとりをスムーズに行うために送るもので、ただ期日や予定を思い出してもらうことだけが目的ではありません。

直前にリマインドしてもすでに手遅れというケースもあるので、状況に応じたタイミングを検討してください。

4. リマインドメールの例文

続いて、リマインドメールの例文をシチュエーション別に紹介していきます。

簡潔でわかりやすい件名、5W1Hをおさえた文章、相手の事情も考えた一方的ではない表現などに着目してみてください。

4-1 取引先に提出物の催促をする場合

取引先に対して、依頼している提出物のリマインドメールを送る際の例文を紹介します。

4-2 取引先との会議前に送る場合

取引先との重要な会議前に送るリマインドメールの例文は、次の通りです。

4-3 会社内で懇親会の参加可否を確認する場合

会社内での懇親会の参加可否を確認するリマインドメールの例文を紹介します。

5. リマインドメールに対する返信は？

リマインドメールを受け取った際の返信に関するマナーについても確認しておきましょう。

受け取ったリマインドメールへの対応が適切でないと、相手に不快な思いをさせたり、その後の仕事に支障をきたしたりする可能性があります。

5-1 覚えている場合も返信はする

リマインドされた内容は、覚えていた場合でもなるべく早く返信するようにしましょう。

返信しなければ、相手は予定通りに事を進めて良いのか判断が難しく、今後の動きを迷ってしまいます。そのまま当日を迎えるには不安があると感じ、再度リマインドメールを送る、確認の電話をかけるといった手間をかけさせることにもなりかねません。

なお、やむを得ず返信が遅くなった場合は「確認が遅くなり、申し訳ございません。」などの一言を添えるようにしましょう。

5-2 件名は「Re:」を付けたまま

リマインドメールへの返信の件名は、「Re:」を付けたままにしましょう。

こちら側で件名を書き換えると、相手がリマインドメールへの返信だと気づかず見落としてしまうかもしれません。

その結果、こちらはきちんと返信したのに相手は返信が来ていないと思い込み、すれ違いが発生するリスクがあるため、件名はそのままにするのが通常です。

5-3 リマインドに対するお礼を書く

相手はこちらを気遣って、時間を割いてリマインドメールを送ってくれているので、リマインドをしてもらったことに対するお礼の文は添えておきたいところです。

特に会議やアポのリマインドメールは、これが会う前にする最後のやり取りとなる可能性が高くなります。ここで相手のことを気遣った返信ができていれば、実際に顔を合わせた時にもより良い雰囲気で話し合いを始めやすくなるでしょう。

5-4 予定が不明な場合はその旨を伝える

リマインドされた内容について、まだ予定がわからず回答しかねる場合は、その旨をできるだけ早く相手に報告しましょう。

数日で予定がわかるからと返信を保留していても、相手には返信保留の意図が伝わりません。メールを無視する形となり失礼になってしまうので、現段階で回答できないことだけでも伝えることが重要です。

回答が遅れることに対する謝罪の言葉とともに、いつまでに回答ができそうか伝えましょう。

6. リマインドにSMSを活用するのもおすすめ

リマインドはメールで行うことが多いですが、「絶対リーチ！SMS」などのSMS（ショートメッセージサービス）を活用することもおすすめです。

SMSは電話番号に対してメッセージを送るため、メールボックスの中で埋もれずに済み、相手に確認してもらえる可能性が高まります。

また「絶対リーチ！SMS」は次の点から、リマインドの手段としておすすめです。

「絶対リーチ！SMS」について詳しくは、こちらもご覧ください。

7. リマインドで業務をより円滑に進めよう

効果的なリマインドのためには、ある程度余裕を持ったタイミングで、わかりやすく工夫した件名、相手の状況を考慮した過不足のない文章を送ることが重要です。

しかし、リマインドすべきシーンは会議や書類の提出期日前、イベントやセミナー前など多岐にわたり、忙しくしている間にタイミングを逃してしまうこともあるでしょう。

予約送信や一斉送信で確実かつ手軽にリマインドメッセージを送れるSMSも活用しながら、円滑に業務を進めていくことをおすすめします。