人材派遣会社はスタッフ管理が課題！負担を軽減する手段を紹介
人材派遣は、業務効率化や人手不足の解消、固定費の削減など、そのさまざまなメリットによって企業に活用されています。人材派遣会社は、そうした需要に応えて多くの人材を企業に派遣しています。しかし、人材を派遣する際には一定の労務管理をしなければなりません。労働基準法の順守はもちろんですが、派遣する人材に気持ち良く働いてもらうためにも、適切な労務管理を行うべきです。
そこで、本記事では派遣元である人材派遣会社は何を管理し、どういった点に気を配るべきなのか、ポイントを絞ってご紹介します。
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「人材派遣」の仕組みとは？
そもそも「人材派遣」とはどういった仕組みなのでしょうか。
人材派遣の基本
「派遣」という名称が示すとおり、人材派遣では派遣会社に所属する人材（以降、派遣スタッフ）がクライアントとなる企業に派遣され、派遣先で業務を行います。
一般的に社員を直接雇用する場合、雇用する企業には労災保険や雇用保険などの社会保険への対応や、給与計算といった労務関係の業務が増えます。しかし派遣スタッフの場合、雇用契約は派遣会社と締結しているので、それらの労務管理業務は派遣会社が請け負います。そのため、クライアント企業では、採用・労務コストの削減につながるという利点があります。
また、忙しい時期だけ派遣スタッフを利用することで、業務量の変動に対応することも可能です。一部、法的に人材派遣の利用が認められていない業務もあるものの、多くの企業で人材派遣が活用されています。
人材派遣は人材管理の適切化が必要
クライアント企業は、労働の対価を派遣スタッフに直接支払うことはありません。クライアント企業は派遣元である派遣会社に料金を支払い、派遣会社が自社の派遣スタッフに給与を支払います。クライアント企業から受け取る料金が派遣会社の収入減となるため、派遣スタッフの労務管理業務が煩雑になってしまうと、収益が圧迫されてしまいます。
派遣会社において人材派遣を適切なビジネスモデルとして成り立たせるためには、派遣スタッフの管理業務を適切化することがポイントと言えるでしょう。
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人材派遣会社における労務管理とは？
人材派遣会社は派遣スタッフの労務管理を適切化することが求められますが、派遣スタッフの労務管理は、派遣会社とクライアント企業が双方で行います。派遣会社が管理すべき事項と、労務管理における課題を紹介します。
派遣会社が管理すべき事項
派遣スタッフは派遣会社と雇用契約を結んでいるため、派遣会社が派遣スタッフの勤怠状況を管理し、賃金を支払う必要があります。具体的には次のような事項を管理する必要があります。
時間外労働の割増賃金の計算・支払い
通常の賃金に加え、派遣スタッフが時間外労働や休日出勤を行った際の、割増賃金の計算や支払いも派遣会社の管理事項です。
社会保険・労働保険
社会保険の手続き、労災保険の適用等は派遣会社が行います。
有給休暇
年次有給休暇の付与、並びに取得状況の管理などは派遣会社の仕事になります。
なお、休憩・遅刻・早退を含む就業時間や、休日の管理は実際の勤務先となるクライアント企業が行います。また、労働災害が起きないように職場で適切な判断・管理を行うことや、パワハラ、セクハラなどが発生しないよう監視することもクライアント企業が行うべきことになります。
ごく簡単にまとめると、派遣スタッフの「労働時間」や「職場環境」を管理するのはクライアント企業、「賃金」や「有給休暇」などを管理するのが派遣会社の役割、ということになります。
人材派遣会社における課題
人材派遣会社にとって、派遣スタッフの管理は最重要かつ必要不可欠な業務です。しかし多くの人材派遣会社では、ひとりの担当者が複数の派遣スタッフを管理することがほとんどです。担当者の負担だけを考えるなら、効率化を推し進めることが大切です。とはいっても、派遣スタッフが個々の人間である以上、派遣スタッフの状況や気持ちにも寄り添い、適切な管理を行わなければなりません。
丁寧なフォローが求められる
派遣スタッフはクライアント企業の指示に従って業務を進めていきます。そのため、その時々で「有給休暇の取得を断られた」「セクハラやパワハラを受けた」「業務内容が当初の契約と変わってきている」といった悩みが生じることがあるでしょう。
そんなとき、派遣会社側から派遣スタッフへ定期的なフォローや連絡が実施できていれば、「担当者に相談してみよう」と思ってもらえるはずです。そうした信頼関係を築けなければ、派遣スタッフの定着率低下や、満足度低下が懸念されます。
適切なタイミングでの連絡が必要
派遣スタッフは月に1〜2回、勤怠状況を書面やデータシステムによって派遣会社に提出します。派遣スタッフが派遣先でどのくらい働いているかを派遣会社に報告するためのもので、原則としてクライアント企業の承認が必要です。派遣会社はこの勤怠情報をもとに給与計算を行い、派遣スタッフに賃金の支払いを行います。
勤務先と賃金を支払う企業が異なるため、非常に重要な情報です。提出忘れはもちろんのこと、「派遣先の上司が出張で承認がもらえない」といったトラブルを避けるためにも、提出期限前には派遣スタッフに一報を入れることが望ましいです。勤怠情報提出のタイミングでの連絡は、派遣スタッフが安心して働ける環境の整備にもつながります。
上記のような対応をすることで派遣スタッフには寄り添えますが、管理業務が煩雑化し、担当者の負担増、管理コスト増加といった課題が発生します。
派遣スタッフ管理業務をスムーズにする手段は？
派遣スタッフに寄り添いつつ、管理業務をスムーズに行うためには、どうしたらよいのでしょう。ひとりで多くの派遣スタッフを抱えている担当者がきめ細かい対応をするためには、事務的な作業の効率化が必須です。
そのために役立つ、事務作業をスムーズにするシステムやツールについて紹介します。
人材派遣管理システムの導入
人材派遣管理システムとは、人材派遣の業務・管理に特化したシステムです。前述の勤怠管理や給与管理業務だけではなく、派遣スタッフごとの派遣先や雇用内容を管理するといった、人材派遣を効率化する機能を備えていることが多いです。また、派遣スタッフの適性や本人の希望などを考慮してクライアント企業を探す、マッチング業務を自動化するシステムもあります。
しかし、さまざまな機能がある分、自社に合ったシステムを導入しないと、「不要な機能が多く、使用範囲に比べてコストが高い」「機能は多いが、使い勝手が悪い」といった事態に陥ることもあるようです。
コミュニケーションツールの活用
ツールは、丁寧かつ適切なタイミングでコミュニケーションが取れるものであることが重要です。多くの派遣スタッフにきめ細かく対応する方法としては、履歴の残るメールの活用があります。メールなら時間が空いたタイミングで作成できますし、返信漏れや重複対応を防止できます。
ただしメールも文章を打つのに時間がかかりがちです。また、せっかく送ったメールがほかのメールの中に埋もれて確認が漏れてしまったり、うっかりメールアドレスを変更してしまい受信できなかったりするなどして、スタッフに読まれない懸念もあります。
そのような場合に有効なのが、携帯の電話番号に対してメッセージを送るショートメッセージサービス（SMS）です。携帯電話の標準機能として搭載されているためキャリアに関係なく使用でき、高い到達率と開封率を誇ります。派遣スタッフに確実に届けたい場合に検討してみるといいでしょう。
派遣スタッフ管理の効率化はツールの活用がポイント
人材派遣ビジネスを行ううえで、派遣スタッフの管理は手間がかかり、煩雑になりがちです。管理コスト削減のためにも、担当者の疲弊を避けるためにも、手間は少なく、かつ低コストで管理を行うことを意識しなければなりません。解決手段としては、管理業務の効率化を期待できるツールやサービスの導入がおすすめです。
派遣スタッフの事務的な労務管理に時間がとられ、フォローにまで手が回らない場合は、やり取りをスムーズにできる「絶対リーチ！SMS」をご検討ください。充実した機能と初期費用ゼロ円から導入可能なSMS配信サービス「絶対リーチ！SMS」なら、キャリアに関係なく、一度に最大660文字の長いメッセージを送信することが可能です。また、配信タイミングを自由に設定できるため、月次の事務連絡や定期的なフォローを自動化できます。人材派遣管理システムほどの多機能性はありませんが、必要なサービスを低コストで導入できることが大きな魅力です。
指定した日時にメッセージを予約配信する機能はもちろん、いつ、誰が、どの宛先にどんなメッセージを送付したか、そしてその開封状況の確認も可能です。勤怠のような人事関連情報を取り扱ううえで気になるセキュリティ対策も万全で、さらに99％の到達率を誇るなど、情報を安全に、確実に派遣スタッフの手元に届けられることも魅力です。
人材派遣会社にとって、派遣スタッフの管理業務は必ずついて回るテーマです。効率化して営業担当者の負担を軽減しつつ、派遣スタッフの満足度を高めていくことが、派遣会社が今後も生き残っていくためには必要なことでしょう。
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