その代替策としていま、脚光を浴びているのが、SMSで督促メッセージを送る方法です。
しかし、文字数の限られるSMSでの督促は難しく、言葉足らずで相手の怒りを買ってしまった経験のある方もいるでしょう。

今回は、相手に問題なく受け入れてもらえ、督促プロセスをスピードアップする「SMSを使った督促メッセージの書き方」を、例文を交えて紹介したいと思います。

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【督促メッセージを送信する前のTo Do】

督促は受け取る側にとって愉快な話ではないので、普段よりもさらに細心の注意を払いたいものです。
SMSとメール、どちらの場合でも、督促メッセージを送信する前に、次の２つの点を確認しましょう。

●メッセージボックスの確認

まずは、メッセージが間違いなく相手に送信されたのか、さらに受信確認できているかを確認します。
送信したつもりのメッセージが、宛先の打ち間違いによるエラーでインボックスにあるかもしれません。

自社の別部署ともコンタクトのある既存顧客の場合は、顧客が別部署にアクションしていた、などというケースも。
督促する前には、念の為に別部署にも確認してみましょう。

●システム障害が起きていないかを確認

元のメッセージを送った（はずの）タイミングに、社内外でシステム障害が起きていなかったかも要確認です。
システム障害のために、メッセージが未送信ボックスに残留しているのに気がつかないこともケースも少なくありません。

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【送信タイミングの見極めも、督促メッセージの送信には大切】

メッセージ送信のタイミングがよければ、相手がメッセージを開く確率が上がると考えられます。
督促の３タイプについて、送信タイミングの計り方を確認したいと思います。

●メール送信に対する督促

一般的なビジネスマナーとして、電話、メール、SMSなどを受信したら、その返信を24時間以内に行なうべきとされています。
では、送信済みメールに対して相手からの返事がない状態で24時間経過したら、直ちに督促メッセージを打ってもよいのでしょうか。

故意にノーレスの場合ももちろんありますが、そうではなく、相手が多忙のためメッセージを見落としてしまっている場合、きわめて事務的なタイミングで督促メッセージが来ると、気分を害してしまうかもしれません。

社運がかかるような緊急案件以外は、送信済みメールに対する督促メッセージのリードタイムを長めに設定しましょう。
たとえば、メールを送った48時間後になっても相手から返信がない場合に督促メッセージを送信するなど、社内でルール化することをお勧めします。

督促メッセージを送る必要が生じた場合、送信するタイミングは午前中がベストです。
ほとんどのビジネスパーソンは、午前中に集中的にメッセージチェックを行うので、見落とされる可能性が下がるはずです。

●未入金に対する督促

相手の未入金に対する督促は、もっとも慎重に行ないたいもの。
自分側に何らかの落ち度があれば、自社および自分自身の信用を損ねてしまうからです。

督促メッセージを出す前にもう一度、自社の指定銀行口座を照会し、本当にエンドユーザーからの入金がないかを確認します。
指定銀行口座が自社に複数ある場合は、エンドユーザーに伝えた口座以外も、念の為チェックが必要です。

未入金の督促メッセージを送付するタイミングは、先方が経理部門に専任スタッフを持つ企業であれば、未入金確認後、すみやかに送付してかまわないでしょう。
しかし、相手が個人（個人事業主）の場合は少し猶予を持たせての送信がよいでしょう。
忙しくて振込する時間が取れないだけかもしれません。

●書類未提出や未納品に対する督促

このコロナ禍で、電子契約システムの導入が増えてきたとはいえ、ハードコピーに捺印する契約書を使う企業が日本ではいまだ多いといえます。
オフィスに行かないことには捺印できない環境だと、契約書などの重要書類の締結が遅れがちに。
また、製品やサービスの納品遅れが起りやすくなり、督促する機会も増えているのではないでしょうか。

相手からレスがないかをいま一度、確認した上で、提出（納品）期日が決まっていたなら期日を再設定した督促メッセージを送付します。
期日が決まってない場合には、それを確認するような緩やかな内容にすれば、相手との関係が悪化することはありません。

なお、納期遅れで自社に損害が出るおそれがある場合には、その旨を社内の関係部署にあらかじめ伝えることを忘れないようにしましょう。

●SMS配信サービスなら、督促メッセージ送付のベストタイミングを逃さない

SMSはガラケーやスマホでも送信できますが、一度に送付できる数には限りがあり、送るタイミングを逃してしまうことも。
ガラケーでは依然として70字程度の文字数制限があり、さらに、短文とはいえ大量に送れば料金もバカになりません。

絶対リーチ！SMSを始めとするSMS配信サービスを導入すれば、配信予約が可能で、文字数も最大660文字まで送信可能になります。

【効果的な督促メッセージの書き方とは】

SMSで効果的な督促メッセージを書くために、留意すべき点も押さえておきましょう。

●督促メッセージを書く上での５つのポイント

このポイントが頭に入れば、どなたでも効果的な督促メッセージを作ることができます。

・督促がダイレクトに伝わる表現は使わない

督促していると想定できる言葉を使わず、できるだけ柔らかい表現で意向を伝えましょう。
督促だとわかると、放置される場合もなきにしもあらず。

すぐに返信が欲しい場合には、最初に「再送」、「至急」を入れると目につきやすく、相手はついクリックしてしまうはずです。

・明確に事実を伝える

いつ連絡した事項に対しての督促なのか、あるいは、いつまでに対応してほしいかといった具体的な期日をメッセージに含めます。
数値での訴求がSMSの督促では特にお勧めです。

・相手を責める表現を使うのはNG

先方に非があるのが明らかであっても、相手を責めるような文面は避け、お願いする気持ちで作成することが肝心です。
優しい文体で頼まれたら、相手も気持ちよく対応できると考えられますし、その先の関係にも良い影響を与えるに違いありません。

・行き違いなどの可能性を明言することを忘れない

特に未入金の督促メッセージの場合、同じタイミングで入金が完了している場合も考えられます。
このような行き違いを想定した表現も含められるとよいでしょう。

・すでに送ったメッセージを添付・転送する

最大文字数が660字まで記載可能なスマホや、SMS配信サービスを利用している場合に限りますが、返信がない場合、一通目のメッセージのリンクを貼るのも良い方法です。
先方が一通目のメッセージを見落としている可能性もあるので、親切な対応ともいえます。

●SMSの活用で督促メッセージの開封率が上がる

携帯電話番号あてに送付するSMSの到達率は99%以上と言われています。
携帯電話番号はめったに変わることはないので、SMSはほぼ確実に届きます。

また、ある調査によれば、SMSの既読数はメールの場合の3.3倍と、その差は歴然。
つまり、SMSは督促の絶対ツールと言っても過言ではありません。

他にもSMSにはさまざまな活用方法があります。
こちらの記事もご一読ください。

【成功する督促メッセージとは〜例文から学ぼう】

前述した督促の３タイプごとに、成功する督促メッセージの例文を見ていきましょう。
今回はトラディショナルな、70字前後の文字数制限がある場合の例文をご紹介します。

●メール送信に対する督促の例文

「〇月〇日に当方から送付したメールはお手元でしょうか。届いていない場合は大変恐縮ですが、×月×日までに当メッセージに返信いただけますと幸いです。」（70文字）

言い回しが丁寧なので、嫌な感じはしません。
時間軸が明確なので、相手がメールを見落としていた場合でも探しやすいでしょう。

●未入金に対する督促の例文

「〇〇区納付案内センターです。住民税のご案内がありますのでご連絡をお願いします。心当たりない場合には、ご容赦ください。03-xxxx-xxxx」（59文字）

督促であることが一見わからない文面になっています。
詳しいことを電話して聞きたくなりますし、相手が対応済みである場合も考えられた内容です。

●書類未提出や未納品に対する督促の例文

「〇月〇日にお願いした〇〇の見積書が本日×月×日×時の時点で届いておりません。
来週の社内会議で検討予定のため×月△日までにご回答お願いします。」（70文字）

書類の送付の督促には、期日を明確にすることが必須です。
文字数を増やせるなら、行き違いがあった場合のお詫びも加えるとなおよいでしょう。

SMSを活用するメリットは、督促メッセージで効果を発揮するだけでなく、さまざまなプロモーションにも多くあります。
こちらの記事も是非参考にしてください。

【まとめ：SMS活用で督促をスマートに】

督促はできれば避けたいビジネスプロセスのひとつ。
しかし、書く必要に迫られた場合でも、恐れることはありません。
ポイントを押さえた書き方を身につければ、相手に不快な思いをさせることもなく、またSMSで送信すれば相手に確実に届くことは間違いありません。

今後、ますます増えるであろう督促メッセージの円滑な配信管理には、簡単操作でメッセージ到達率99.9%以上の絶対リーチ！SMSをお勧めします。
ぜひご検討下さい。

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そんな督促業務に適しているのが、SMSの活用です。
低コストで確実にメッセージを送付できることは、大きなメリット。

本記事ではSMSを使った督促が注目されている理由と活用するメリットを取り上げた後、読まれるためのポイントも解説します。


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【郵便や電話などに代わり、SMSを使った督促が注目されている】

SMSを使った督促は、注目されている方法のひとつです。
SMSの特徴を取り上げた後に、郵便や電話など従来の方法にどのような課題があるか解説していきます。

●SMSなら安価で確実な通知が可能

いまやほとんどの方が、スマートフォンなどの携帯電話を持つ時代となりました。
搭載されている機能には通話やWebを使った通信、電子メールなどがありますが、SMSも重要な機能のひとつです。

SMSは安価でスピーディ―、かつ確実な通知を行えるため、督促に便利です。
支払いは、うっかり忘れてしまっている方も多いもの。
SMSによる督促を行うだけで、未払金の33％を回収できた事業者もあります。

このようにSMSは低コストで回収を行える、優れた方法です。
メリットについては、次の章で詳しく解説します。

●従来の方法で督促するデメリット

SMSを使った督促が注目されている背景には、従来使われてきたどの方法にもデメリットがあるためです。
それぞれのデメリットについて、順に解説していきましょう。

 ・郵便はコストが莫大、配達日数もかかる

郵便による通知は、枚数が増えるとコストがかさむことが難点です。
2021年７月現在、封書（定型25グラム以内）は84円、はがきは63円です。
たとえば、2,000通発送した場合、はがきでも12万6,000円のコストがかかります。

多数の滞納者を抱えるサービスでは、督促状を１通送るだけでも莫大な料金がかかることは難点です。

加えて、2021年10月からは土曜日が休配となるとともに、2022年１月以降は配達までの日数も伸びます。
最短でも２日後の配達となるため、督促の通知を出してから利用者が知るまでの期間が伸びてしまいます。

紙による通知は、誰でも簡単に読めることが利点ですが、遅くて高いという点が大きなデメリットです。

・電話は相手が出ることが必要

電話はリアルタイムで会話できることが利点ですが、相手が出ることが条件です。
「電話に出ることは社会人の基本」とお考えの方も、多いかもしれません。
しかし今の時代、電話への対応方法は大きく変わっています。

そもそも利用者は、忙しい場合も多いもの。
用事をしていたり、車や公共交通機関で移動中の場合は、電話に出ることができません。

忙しい方どうしが直接話す場合、お互いに「電話をかけたが相手が不在」という状況が続くと、１回の会話を行うだけで１週間以上かかる場合もあります。

加えて、迷惑電話や特殊詐欺などへの対応として、自治体などにより「知らない番号には出ない」「常に留守番電話に設定する」ことが推奨されています。

たとえ督促という正当な目的であっても、見知らぬ電話番号からかかって来ると利用者は警戒し、なかなか電話に出てくれない、というのが実情です。

・電子メールは不着と情報漏洩のリスクがある

電子メールは世界中どこでも短い時間で通知でき、安価での通信が可能です。
便利な手段に見えますが、必ず見てもらえるわけではないこと、また情報漏洩のリスクがある点に注意が必要です。

利用者のなかには、日々電子メールを多数受け取っている方もいます。
このため、貴社の督促メールに気づいてもらえないかもしれません。

知らず知らずのうちに「迷惑メールフォルダ」に入ってしまえば、気づかれることなく削除されかねません。
そして、以下の状況になった場合は不着となってしまいます。

もしメールアドレスの文字を間違え、関係ない方に届いた場合は、情報漏洩につながるリスクがあります。
この場合はセキュリティ事故となり、貴社の信頼を失いかねません。

・相手がLINEを使っていなければLINEでの督促は不可能

LINEは、送る前に正しい宛先を選びやすいメリットがあります。
送信後、速やかに相手が受信できる状態になるため、督促に向くツールと思われがちですが、実際はそうではありません。

そもそも、利用者が以下のどちらかにあてはまる場合は、LINEを使ったやり取り自体ができません。

またLINEアプリは、頻繁にバージョンアップしています。
古いスマートフォンには非対応となる場合もあるため、「今までは通知を受信できていたのに、いつの間にか通知を見てもらえなくなった」という事態に陥る可能性もあります。


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【督促にSMSを活用する８つのメリット】

SMSを使った督促には、従来の方法よりも優れたポイントがあります。
ここでは活用するメリットを８つに分け、SMS配信「絶対リーチ！」を活用するメリットとともに解説します。

●電話番号がわかればキャリアや端末を問わず送信できる

SMSは電話番号さえわかれば、以下に挙げる項目を気にせず、携帯電話への送信が可能です。

受信者の契約先を気にしなくてよいことは、大きなメリットといえるでしょう。

●すぐ見てもらえる可能性が高い

SMSは、電話に搭載された標準機能だけで閲覧可能です。
アプリを必要としないことは、大きなメリットといえるでしょう。

加えて、SMSはメールよりも利用頻度が低いため、メールのように埋もれる心配がありません。

着信した場合は、画面にメッセージが表示されることも大きな特徴です。
2015年には、ほとんどの方が送信から30分以内で開封するというデータも公表されています。

「絶対リーチ！」では、直接接続99.9％の到達率を誇っています。
メッセージを迅速に確認してもらえるとともに、入金など求める対応を早期に受けられる点も見逃せないメリットです。

●電子メールよりもなりすましがされにくく証明力も高い

SMSで使える番号は、携帯電話と紐づいています。
あらかじめ携帯電話会社と契約を結んでいる必要があるため、電子メールのように匿名では取得できません。

加えて、SMSの送信は、携帯電話会社を経由して行われます。
このため電子メールと比べてなりすましがされにくく、証明力も高いことが特徴に挙げられます。

●郵送よりも安く済み、住所変更の影響も受けない

SMSは、郵送よりも手間なく安価で送信できます。
メッセージ本文と宛先の電話番号さえあれば、送信できることは魅力。
郵送のように印刷や封入、発送といったコストや手間は不要です。

また、利用者のなかには「転勤族」と呼ばれる方など、頻繁な転居を余儀なくされる方もいます。
このような方でも携帯の電話番号さえ分かれば、確実に送信できる点も魅力のひとつです。

●対象者への一斉送信ができ手間を省ける

同じ内容を複数の方に送る場合は、一斉に通知することで手間を大幅に減らせます。
「絶対リーチ！」ではcsvファイルのインポートにより、一斉配信が可能。
この点は、電話にはない強みです。

●送信時間帯を指定できる

業種によっては、法令を守る上で送信時間帯に注意を払わなければならない場合もあります。
たとえば、貸金業法では21時から翌朝８時までの間、取り立て行為を行うことが禁止されています。
訪問だけでなく、FAXや電話などの方法も含まれることに注意が必要です。

「絶対リーチ！」では、送信日時や再送しない時間帯を指定できます。
適切な設定を行うことにより、送信できる時間帯が決められている業務でも安心してSMSを送ることができます。

●利用者ごとに異なる情報を表示できる

ときには利用者の氏名や利用状況など、利用者ごとに異なる情報を表示したい場合もあるかもしれません。
この要望は「メッセージ差し込み機能」の活用で実現できます。

「絶対リーチ！」でも、この機能に対応しています。
利用者が「自分のこと」として捉えやすくなるため、督促の効果が上がりやすくなります。

●LINEのように会話することも可能

「絶対リーチ！」では、LINEのような画面を使って会話できる「双方向SMS」を用意しています。
LINEのアプリをインストールしてもらわなくても、端末標準の機能を活用し、SMSを使った会話が可能。
もうLINEにこだわる必要はありません。

【さまざまな業種でSMSを使った督促を活用できる。事例も紹介】

SMSを使った督促は、さまざまな業種で活用できます。
それは「利用者からお金を回収する」という条件を満たせば、どの業務でも対象となるためです。
一例として、以下の業種が挙げられます。

東京都豊島区では、未納となっている税金を回収する目的で、2017年から「絶対リーチ！」のSMS配信を導入しています。
導入後、以下の成果が得られました。

このようにSMSを使った督促は、少ない手間とコストで高い効果を得られることが魅力です。

【読まれる督促にするためには？ SMSの活用で工夫したい３つのポイント】

督促メッセージは利用者に届き、内容を理解してもらえなければ目的を達成できません。
読まれる督促メッセージを作るためには、３つのポイントがあります。
いずれも重要な項目ですから、しっかり押さえておきましょう。

●詐欺メッセージと誤解されない工夫が必要

SMSサービスのなかには、「本文中のリンクをクリックしたかどうかで既読チェックを行う」ことを売りとする記事もあります。
しかしこの手法は、詐欺にも悪用されている手口であることに注意が必要です。

本文中に記載された偽のサイトにアクセスしてしまい、詐欺に遭う「スミッシング」と呼ばれる被害も発生しています。

一般の方はリンクが本物かどうか、見分けることは困難です。

本物の督促メッセージであっても、リンクがあるために捨てられてしまうおそれもあります。
このため、本文中にリンクを記載しないことは良い方法のひとつです。

また同様の理由で、本文中に電話番号やメールアドレスなど、貴社の連絡先となる情報を書かないことも良い方法に挙げられます。
面倒でもGoogleなどの検索エンジンを使ってもらい、貴社の公式サイトから情報を得てもらうことが安心です。

●内容は簡潔・明快に

SMSの文字数は最大660文字と、ある程度ボリュームのある文章を送信できます。
だからといって、だらだらと長いだけの文章を送ってはいけません。

そもそも利用者は忙しい日々のなか、督促のメッセージを読むわけです。
加えて、機種によっては受信できる文字数が限られている場合もあります。
内容を正しく伝えるためにも、簡潔明瞭な表現を心がけることが重要です。

●使いやすくセキュリティとサポートが整備されたサービスを選ぶ

法人がサービスを選ぶ際、料金は最も重要なポイントのひとつです。
一方で、料金だけで選ぶと、セキュリティやサポートが不十分だったり、使いにくいサービスを選んでしまうことになりかねません。

もし導入後も使われなければ費用の無駄となり、セキュリティ事故を起こされると貴社の評判にも影響します。
使いやすくサポートが整備され、セキュリティも充実したサービスを選ぶことが重要です。

「絶対リーチ！」は、この点でもおすすめです。

【督促にSMSを活用することで、低コストで確実な回収につなげられる】

SMSによる督促は安価で確実に読まれ、手間もかからないことが特徴です。
低コストで確実な回収につなげられますから、IT技術が発達した時代にマッチした方法です。

SMS配信を行う企業は、複数あります。
選ぶ際には充実した機能だけでなく、安心して使えるサービスを選ぶことも重要。
その点でも、「絶対リーチ！」の活用をおすすめします。

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お客様に督促の連絡をしたくても、電話だと不在や留守電でつながらないことも多くあり、コストも時間もかかります。

DMは、郵送、印刷、封入作業に費用がかかり、住所が変更された場合お客様の手元に届きません。

SMSなら、一斉に複数の携帯電話番号宛に送信でき、URLでの誘導もスムーズ。開封率・反応率の圧倒的な高さがSMSの最大の強みです。

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